Archivos de la OIMAP

Los fondos comprenden los Estatutos de 2007 y sus enmiendas, los reglamentos internos, los informes de actividad de cada ejercicio, las directrices de 2015 y de 2019, las actas de la Asamblea, los discursos y los comunicados de prensa.

Las alertas de la base BIOP se archivan aparte, en el apartado Archivo de alertas, con su estado de cierre.

Los textos adoptados por la Asamblea General, los informes anuales y los comunicados son públicos. Los expedientes individuales, la correspondencia con los Estados y las piezas de investigación están sujetos a plazos de comunicabilidad.

Estas normas protegen la confidencialidad de los procedimientos y garantizan al mismo tiempo el acceso a los documentos de alcance general.

Los documentos públicos están digitalizados y son accesibles por año, por tipo de documento y por idioma. Cada ficha indica la fecha, el autor, el idioma y el número de archivo, que permite citar con precisión la pieza.

Las versiones antiguas de las directrices siguen siendo consultables, con la mención de su fecha de derogación cuando han sido sustituidas.

Para un documento no digitalizado o sujeto a plazo, dirija una solicitud motivada a la Secretaría General mediante el formulario en línea. Precise el año, el tipo de documento y el uso previsto.

El servicio de archivos responde en quince días hábiles (indicativo) e indica, en su caso, las condiciones de consulta presencial en la sede de París.

Los originales se conservan en la sede en condiciones adecuadas. Un programa de digitalización, realizado por etapas, tiene por objeto hacer accesibles todos los fondos públicos, dando prioridad a los textos más consultados.

La conservación digital se basa en formatos abiertos, con el fin de garantizar la legibilidad de los documentos a largo plazo.