Reuniones de los puntos focales

La plenaria dura unos dos días (indicativo). Reúne a un representante por Estado, a veces acompañado de un experto. La inaugura el Secretario General, el Dr. Philippe Aubert de Vincelles, y la preside por turno un punto focal.

Los debates versan sobre la actividad del año, las prioridades de cooperación y las propuestas que se someterán a la Asamblea General.

Cada oficina regional organiza un encuentro anual para los Estados de su zona: París para Europa, Nueva York para las Américas, Singapur para Asia-Pacífico, Nairobi para África y Ginebra para Oriente Medio.

De menor duración, estas reuniones permiten abordar temas propios de cada región: rutas de tráfico, formación, idiomas, calendario de los acuerdos.

El orden del día lo establece la Dirección de Relaciones con los Estados Miembros, tras consultar a los puntos focales. Cada Estado puede proponer un punto, como máximo seis semanas antes de la reunión (indicativo).

Los documentos de trabajo se publican en el espacio de miembros al menos quince días antes de la apertura.

Los idiomas de trabajo son el francés, el inglés y el español, con interpretación simultánea en la sesión plenaria. Los participantes pueden seguir determinadas sesiones a distancia cuando su misión no les permite viajar.

La Dirección sufraga, previa solicitud motivada, los gastos de viaje de un participante de los Estados cuya contribución pertenece al primer tramo.

Se distribuye un acta en el mes siguiente a cada reunión. Recoge las decisiones, los compromisos y los plazos, y designa a los responsables de cada acción.

Se presenta un seguimiento en la reunión siguiente, lo que permite medir el avance de los compromisos asumidos.