Guía práctica de la diligencia

Primera etapa: calificar el riesgo. El operador evalúa el importe, la naturaleza de la obra, el origen geográfico, el perfil de las partes y el modo de pago. Este diagnóstico determina el nivel de diligencia (básico, reforzado o excepcional).

Segunda etapa: verificar la identidad. Se trata de asegurarse de la identidad del vendedor y del comprador, de su capacidad para actuar y, en su caso, de la identidad del titular real. Tercera etapa: establecer la procedencia, es decir, reconstruir, en la medida de lo posible, la cadena de propietarios desde la creación de la obra.

Cuarta etapa: controlar la licitud. El operador consulta la base BIOP, los inventarios de bienes robados, las listas de bienes protegidos y la legislación del Estado de origen. Quinta etapa: examinar el pago: origen de los fondos, coherencia con el perfil del cliente, medios empleados.

Sexta etapa: decidir y archivar. El operador concluye, rechaza o pide información complementaria, y después conserva el expediente completo. Una decisión de rechazo debe estar motivada y puede desencadenar una comunicación.

Una gran casa de subastas dispone de un servicio de cumplimiento, herramientas informáticas y redes de expertos. Un marchante independiente hace lo mismo a menor escala, con un archivador o una hoja de cálculo y una red de colegas. Lo esencial es que cada etapa se efectúe, se feche y se conserve.

La OIMAP propone versiones simplificadas para los pequeños operadores: una ficha única de dos páginas, que cubre las seis etapas básicas, basta para las operaciones de poco importe.