Accesos profesionales a la BIOP

La inscripción se hace en la Ventanilla. El operador facilita su identidad, su número de autorización o de registro, el nombre de un responsable de cumplimiento y acepta una carta de uso. La Dirección verifica el expediente en cinco días.

Los operadores autorizados por la OIMAP se inscriben automáticamente. Los demás pueden solicitar un acceso, que se concede tras examen. El acceso es personal: cada usuario tiene su identificador y una autenticación de dos factores.

Además de la búsqueda pública, el acceso profesional muestra la información detallada de cada ficha, las fotografías en alta resolución, el historial de alertas y los contactos de la unidad BIOP. Permite también crear alertas personalizadas: por artista, por período, por país.

Cada búsqueda lleva sellado de tiempo y se conserva en un registro que el operador puede exportar. Este registro constituye una prueba de diligencia: acredita que se hizo una verificación en una fecha dada, con sus resultados.

A cambio, el operador se compromete a utilizar la base únicamente para sus verificaciones, a no divulgar la información detallada a terceros no autorizados y a comunicar a la unidad BIOP toda correspondencia sospechosa. Un uso abusivo conlleva la suspensión de la cuenta.

El operador debe también informar a la unidad cuando descubre una obra que figura en la base: no la vende, la conserva y espera instrucciones. Esta obligación la precisa la directiva 2019-03.

Los primeros usuarios de la interfaz automatizada son plataformas: cada publicación de una obra desencadena una verificación en la base, y el anuncio se suspende en caso de correspondencia. Este mecanismo bloqueó más de cien anuncios en 2024.

Las casas de subastas la integran en su cadena de catalogación: el control BIOP figura entre las etapas obligatorias antes de poner a la venta un lote. Las aseguradoras, por su parte, verifican las obras que cubren.