Contratación pública

Las compras de la Organización se basan en cuatro principios: igualdad de trato de los candidatos, transparencia del procedimiento, buen uso de los fondos públicos y prevención de los conflictos de intereses. Ningún candidato recibe información que no se comunique a todos.

La Dirección de Administración y Finanzas conduce los procedimientos. Un comité de evaluación distinto del servicio solicitante examina las ofertas, para evitar que un mismo funcionario prescriba y adjudique.

Por debajo de 10 000 € (indicativo), la compra se realiza por contratación directa, con justificación escrita. Entre 10 000 y 40 000 €, se solicitan al menos tres presupuestos. Por encima de 40 000 €, se publica una licitación, con un pliego de condiciones y criterios ponderados.

Las compras urgentes, vinculadas por ejemplo a una operación de protección del patrimonio, pueden seguir un procedimiento acelerado. Se señalan entonces en el informe anual de auditoría.

El anuncio de contratación indica el objeto, la duración, la documentación que debe aportarse y la fecha límite. Los candidatos plantean sus preguntas por escrito; las respuestas se comunican a todos. La oferta incluye una presentación de la empresa, sus referencias y su precio.

Las empresas deben acreditar que están al corriente de sus obligaciones fiscales y sociales y que no se encuentran en situación de conflicto de intereses con los funcionarios de la Organización.

Los criterios de adjudicación combinan el precio, la calidad técnica, los plazos y, en ciertos contratos, la capacidad de trabajar en los tres idiomas oficiales. El resultado se notifica a todos los candidatos con los motivos de la elección.

El seguimiento de los contratos se confía al servicio solicitante y a la Dirección de Administración y Finanzas. Las adendas son limitadas y están justificadas, y los pagos se efectúan tras verificar la prestación del servicio.

Los contratos son controlados por la auditoría interna y por el auditor externo. Un candidato excluido puede solicitar los motivos de la decisión y, si considera que el procedimiento es irregular, acudir al Comité de Arbitraje y Deontología.

Las empresas también pueden utilizar el canal confidencial de denuncia para alertar sobre una práctica contraria a las normas.