Réunions des points focaux

La plénière dure environ deux jours (indicatif). Elle réunit un représentant par État, parfois accompagné d'un expert. Elle est ouverte par le Secrétaire général, le Dr. Philippe Aubert de Vincelles, et présidée à tour de rôle par un point focal.

Les débats portent sur l'activité de l'année, les priorités de coopération et les propositions à soumettre à l'Assemblée générale.

Chaque bureau régional organise une rencontre annuelle pour les États de sa zone : Paris pour l'Europe, New York pour les Amériques, Singapour pour l'Asie-Pacifique, Nairobi pour l'Afrique et Genève pour le Moyen-Orient.

Plus courtes, ces réunions permettent d'aborder des sujets propres à chaque région : routes de trafic, formation, langues, calendrier des accords.

L'ordre du jour est établi par la Direction des relations avec les États membres, après consultation des points focaux. Chaque État peut proposer un point, au plus tard six semaines avant la réunion (indicatif).

Les documents de travail sont publiés dans l'espace membre au moins quinze jours avant l'ouverture.

Les langues de travail sont le français, l'anglais et l'espagnol, avec interprétation simultanée en séance plénière. Les participants peuvent suivre certaines séances à distance lorsque leur mission ne leur permet pas de voyager.

La Direction prend en charge, sur demande motivée, les frais de déplacement d'un participant pour les États dont la contribution relève de la première tranche.

Un compte rendu est diffusé dans le mois qui suit chaque réunion. Il recense les décisions, les engagements et les échéances, et désigne les responsables de chaque action.

Un suivi est présenté à la réunion suivante, ce qui permet de mesurer l'avancement des engagements pris.