Documents de séance

Le rapport du Secrétaire général dresse le bilan de l'activité depuis la dernière session. Les documents financiers présentent les comptes certifiés et le projet de budget. Les projets de résolution sont les textes soumis au vote. Les notes d'information éclairent un sujet technique, comme les ventes en ligne ou la traçabilité numérique.

Chaque document porte en tête son auteur, sa date, le point d'ordre du jour concerné et la décision demandée à l'Assemblée.

Les documents sont cotés selon un format simple : numéro de session, série, numéro d'ordre. La série A regroupe les documents statutaires, la série B les projets de résolution, la série C les notes d'information. Cette cotation est reprise dans tous les comptes rendus.

Un index par point d'ordre du jour et un moteur de recherche plein texte facilitent la consultation. Les versions successives d'un projet de résolution restent accessibles.

Tous les documents sont publiés dans un format accessible aux lecteurs d'écran. Les tableaux comportent des légendes et les graphiques une description textuelle. Les traductions sont réalisées par les services linguistiques de l'Organisation et relues par un second traducteur.

Les documents volumineux sont accompagnés d'un résumé de deux pages, pour permettre aux délégations de repérer rapidement les points qui exigent une instruction approfondie.

Certaines notes, notamment celles qui touchent à des enquêtes en cours ou à des négociations sensibles, sont réservées aux délégations. Elles sont diffusées par un espace sécurisé, accessible avec les identifiants remis lors de l'accréditation.

Le Secrétariat veille à n'ouvrir ce régime qu'à titre exceptionnel : la règle reste la publication, car la transparence est une condition de la confiance entre les États.

Les documents des sessions précédentes restent consultables. Ils constituent la mémoire de l'Organisation et sont utilisés par les chercheurs, les juristes et les administrations pour retracer l'origine d'une règle ou d'une pratique.

Les archives sont conservées sans limite de durée. Une demande de communication des documents non publiés peut être adressée à la Direction des événements et de la communication.