Demande d'aide en ligne

La demande est déposée par le point focal national, ou par un agent qu'il a habilité. Elle engage l'État. Les demandes émanant de services isolés sont transmises au point focal pour validation, ce qui peut allonger le délai.

Les États dont les contributions sont en retard de plus de vingt-quatre mois ne peuvent obtenir d'appui, sauf situation d'urgence appréciée par le Secrétariat.

Le formulaire comprend six rubriques : identité du demandeur, nature de l'aide souhaitée, contexte, résultats attendus, calendrier et pièces jointes. Les champs obligatoires sont signalés et un enregistrement automatique évite de perdre sa saisie.

Il est utile d'être précis : une demande claire est traitée plus vite. Un guide de rédaction est joint au formulaire.

Le dossier est attribué à un chargé de mission du bureau régional compétent, qui prend contact avec le demandeur dans un délai indicatif de quinze jours. Il peut demander des précisions, organiser une visioconférence ou proposer une mission d'évaluation.

Une commission interne se prononce sur les demandes de projet, en fonction de leur pertinence, de leur faisabilité et des ressources disponibles.

La décision est notifiée par courrier au point focal. En cas d'accord, un plan de travail est établi avec les services nationaux, précisant les actions, les responsables, le calendrier et les indicateurs. En cas de refus, les raisons sont exposées et une autre voie peut être proposée.

Le demandeur peut introduire un nouvel examen en fournissant des éléments complémentaires dans un délai de trente jours.

Un tableau de bord permet de consulter l'état de la demande, les échanges et les documents. À la fin du projet, un rapport final est établi conjointement et le dossier est clos. Une enquête de satisfaction est adressée au point focal.

Les dossiers clos sont conservés pendant une durée indicative de douze mois puis archivés, conformément aux règles de protection des données.