Registres de transactions

Pour chaque opération, le registre mentionne : la date, la nature (achat, vente, dépôt, mandat), la description de l'œuvre et son numéro OIMAP, l'identité des parties, le prix et les frais, le mode de paiement, les documents de diligence rattachés et la référence de la déclaration transmise à l'Observatoire.

Il conserve aussi les rectifications : une erreur n'est jamais effacée, elle est corrigée par une écriture rectificative datée. Cette règle garantit l'intégrité du registre.

Le registre est conservé dix ans après la dernière opération. Il doit pouvoir être présenté dans un délai de quinze jours à l'autorité de contrôle. Les données personnelles qu'il contient sont protégées : seuls les agents habilités y ont accès.

En cas de cession ou de cessation d'activité, l'opérateur transmet son registre à son successeur ou le dépose auprès de l'autorité compétente. Un opérateur qui disparaît sans le faire s'expose à des sanctions.

Le registre est le prolongement du dossier de diligence : il y renvoie pour chaque opération, de sorte qu'un contrôleur puisse retrouver, à partir d'une ligne du registre, l'intégralité des vérifications menées. Cette articulation est la clé de la conformité.

Les opérateurs qui l'ont adoptée constatent un double bénéfice : leurs contrôles se déroulent plus vite, et leurs équipes retrouvent plus facilement les informations pour répondre à un client, à un assureur ou à un tribunal.