Transparence

La transparence figure parmi les cinq valeurs de l'Organisation, avec l'intégrité, l'indépendance scientifique, la coopération et le respect des communautés d'origine. Elle se traduit par la publication régulière des textes fondateurs, des décisions des organes et des comptes annuels.

Elle ne s'applique pas sans limites. Les données personnelles, les informations commerciales confidentielles et les dossiers d'enquête de la protection du patrimoine restent protégés. Chaque refus de communication doit être motivé.

La première voie est la publication spontanée : le Secrétariat général met en ligne les documents d'intérêt général sans attendre qu'on les lui demande. La deuxième est la demande écrite d'accès, ouverte à toute personne. La troisième concerne les achats : les avis de marché sont publiés pour que les entreprises puissent concourir à égalité.

Ces trois voies sont complémentaires. Une demande d'accès peut ainsi porter sur un document que la publication spontanée n'a pas encore couvert.

Toute personne, physique ou morale, quelle que soit sa nationalité, peut demander l'accès à un document détenu par l'Organisation. Aucune justification n'est exigée. Les États membres disposent en outre de documents réservés dans l'espace membre.

Les journalistes, chercheurs, entreprises et associations constituent les principaux demandeurs. Le Secrétariat général veille à répondre dans la langue de la demande lorsqu'il s'agit du français, de l'anglais ou de l'espagnol.

La publication des comptes s'accompagne d'une certification par un commissaire aux comptes externe et d'un audit interne annuel, décrits dans la rubrique audit. Ces contrôles garantissent que les informations publiées reflètent la réalité.

Les résultats sont présentés au Comité des finances et de l'audit, puis à l'Assemblée générale, qui les approuve en séance.

Lorsqu'une demande est refusée, le demandeur reçoit une réponse écrite qui indique le motif et les voies de recours. Il peut saisir le Comité d'arbitrage et de déontologie, qui examine si le refus était justifié au regard des règles de l'Organisation.

Les délais, les motifs de refus et les recours sont décrits dans la page consacrée à l'accès à l'information.