Documents réservés

Les documents sont classés par thème et par date. On y trouve les ordres du jour, les rapports du Secrétaire général, les projets de résolution, les budgets, les rapports d'audit, les notes des groupes de travail et les modèles de lettres de désignation.

Chaque document est accompagné d'une fiche indiquant son auteur, sa date, sa langue, sa version et son niveau de confidentialité.

Trois niveaux sont distingués : les documents ouverts à tous les utilisateurs, ceux réservés aux points focaux et délégués, et ceux limités à un groupe précis, par exemple un groupe de travail. Le niveau est indiqué sur chaque document par une étiquette.

Un utilisateur qui ne dispose pas des droits requis voit uniquement le titre du document, et peut demander l'accès à l'administrateur de la rubrique.

Les documents réservés ne peuvent être diffusés en dehors des administrations des États membres sans autorisation. Les extraits peuvent être cités dans le respect de la confidentialité, avec mention de la source. Les documents publics figurent sur le site ouvert.

Les téléchargements sont tracés et les documents sensibles portent un filigrane nominatif.

Un moteur de recherche permet de filtrer par type, thème, langue et période. Chaque utilisateur peut enregistrer des favoris, créer des dossiers personnels et activer des alertes sur une rubrique. Les documents de l'Assemblée générale sont regroupés dans un dossier par session.

Les documents peuvent être téléchargés en format accessible. Les versions successives sont archivées, afin de retrouver le texte en vigueur à une date donnée.

Après la clôture d'une session, les documents sont archivés. Certains sont rendus publics après un délai fixé par le Conseil exécutif, par exemple les rapports d'activité et les résolutions adoptées. Les autres restent réservés pendant dix ans au moins.

Pour les textes de portée publique, voir les publications de l'Organisation.